Menjadi Produktif dengan Metode Getting Things Done (GTD)

Halo Sobat Qneksi, apakah kalian pernah merasa kewalahan karena tugas yang menumpuk? Atau mungkin justru sekarang kalian sedang menjalani banyak proyek tetapi kesulitan dalam menyelesaikannya? Jika kalian pernah atau sedang mengalami hal semacam ini, maka sepertinya sekarang adalah waktu yang tepat untuk mulai menerapkan sistem Getting Things Done (GTD). GTD sendiri merupakan sistem manajemen tugas yang dirancang oleh David Allen. Ide utama GTD adalah semakin banyak tugas kita, semakin sulit pula untuk kita memutuskan tugas apakah yang perlu dikerjakan terlebih dahulu. Jika situasi semacam ini kita biarkan, bisa saja kita justru mengalami stres karena terlalu banyak berpikir tapi sedikit bertindak.

David Allen menyatakan bahwa otak manusia jauh lebih baik dalam memproses informasi daripada menyimpannya. Di mana metode GTD yang dia tawarkan memberikan alternatif cara untuk kita mengabaikan atau membuang hal-hal yang tidak terlalu penting untuk kita pikirkan. Dengan demikian, kita dapat fokus untuk mengatur target pekerjaan atau hal-hal yang memang tepat untuk kita selesaikan dalam waktu dekat. Ketika kita berhasil menerapkan metode GTD dengan benar, maka kita akan paham betul tugas apa saja yang perlu kita kerjakan sekarang. Kita tidak akan terlalu khawatir atas pekerjaan-pekerjaan yang mungkin saja terlewat.

Metode GTD cocok untuk dilakukan jika kita:

• Merasa kewalahan karena tugas yang menumpuk
• Khawatir tentang melupakan hal-hal detail
• Sedang menjalani banyak proyek tetapi kesulitan dalam menyelesaikannya
• Belum pernah menerapkan metode GTD

Langkah-langkah GTD

Dalam menjalankan GTD, lima hal berikut ini perlu kita lakukan dengan baik agar hidup kita menjadi lebih produktif:

• Capture: Catat apa pun yang terlintas di pikiran Anda. Tidak ada yang terlalu penting atau sepele, catat saja semuanya.
• Pahami dan konversi hal-hal yang telah Anda catat ke dalam tindakan yang jelas dan nyata.
• Organize: Atur daftar catatan yang Anda buat di tempat yang tepat, jangan lupa cantumkan waktu yang spesifik terkait kapan Anda akan merealisasikan catatan Anda.
• Engage: Mulai kerjakan dan tuntaskan catatan-catatan Anda satu per satu.
• Review: Jangan lupa untuk melihat, memperbarui, dan merevisi daftar catatan Anda.

Walaupun untuk menerapkan metode GTD dengan sempurna kita perlu mengorbankan waktu dan energi, tetapi percayalah kalau usaha kita pasti akan terbayar jika kita terus mencoba dengan konsisten. Melalui penerapan GTD yang tepat, kita tidak perlu khawatir atas tenggat waktu tugas-tugas kita. Kita bisa merespon tugas-tugas yang masuk ke dalam daftar pekerjaan kita dengan bijak, tenang, dan tidak akan melewatkan detail tugas-tugas tersebut. Lima langkah GTD perlu kita lakukan dengan cara yang sesederhana mungkin dan menggunakannya sesering mungkin. Fleksibilitas di dalam pelaksanaannya juga perlu kita perhatikan berdasarkan kerumitan pekerjaan dan sumber daya yang kita punya untuk menyelesaikannya. Di sini kita akan sedikit mengupas masing-masing langkah GTD.

1. Capture.

Supaya metode GTD bisa kita jalankan, kita harus berhenti untuk hanya menyimpan isi kepala kita di dalam pikiran. Tuangkan apa saja yang ada di dalam pikiran kita dalam bentuk catatan, baik fisik atau digital. Susunlah catatan dengan visualisasi yang jelas dan menarik. Buatlah dengan jelas agar kita sendiri mudah memahaminya dan buatlah menarik agar kita mau membacanya kembali. Catatan ini kemudian akan menjadi bank tugas yang telah kita terima dari waktu ke waktu. Di sini kita juga bisa mengeluarkan hal-hal yang sebenarnya tidak terlalu penting untuk kita pikirkan dalam kepala kita. Hal-hal yang kurang penting ini perlu kita keluarkan dari pikiran kita agar kita tidak terlalu stres. Jadi, selain untuk merekam apa saja yang kita pikirkan, catatn ini juga bisa kita gunakan untuk membuang “kekacauan” yang muncul di kepala kita.

2. Clarify.

Setelah mencatat apa pun tugas atau pekerjaan yang muncul di dalam pikiran, langkah selanjutnya adalah mengklarifikasinya dan mengubah poin-poin dalam catatan tersebut untuk menjadi tindakan. Cermati dan analisis catatan yang sudah kita buat dan ingat hal-hal berikut ini:

• Pertama, jika poin terkait dapat kita realisasikan sendiri dalam hitungan menit, maka selesaikanlah segera.
• Kedua, jika poin terkait bisa diamanahkan, maka berikan poin tugas kepada orang yang kita percaya.
• Ketiga, jika poin terkait berupa ide atau informasi yang penting untuk kita pelajari lagi nanti, simpan pada catatan lain yang berisi seluruh daftar referensi kita dalam bekerja.
• Keempat, jika poin terkait perlu kita selesaikan pada waktu tertentu, catat waktu tersebut dan simpan pada daftar tenggat waktu untuk tugas-tugas kita.
• Kelima, jika poin terkait ternyata tidak penting, maka hilangkan poin tersebut dari catatan kita.
• Keenam, jika poin terkait cukup rumit, maka buatlah perincian atas tugas pada poin tersebut dan identifikasi langkah-langkah apa saja yang perlu kita lakukan untuk menyelesaikannya.

Susunlah hasil analisis kita dengan baik. Jangan ragu untuk memberikan catatan yang lebih spesifik atas daftar tugas yang kita miliki. Semakin spesifik langkah-langkah yang perlu kita lakukan, maka metode GTD akan semakin mudah untuk kita implementasikan.

3. Organize.

Setelah kita klarifikasi, maka kita perlu mengelola daftar tugas kita dengan tepat. Walaupun dalam kenyataannya proses klarifikasi dan pengaturan tugas seringkali terjadi secara bersamaan, tetapi akan lebih baik jika kita memisahkan dua langkah ini. Pindahkan tugas-tugas yang lolos proses klarifikasi ke dalam visualisasi catatan yang lain, sertakan jadwal dan catatan pengerjaan masing-masing tugas kita.

4. Engage.

Pada tahap ini, kita akan memanen upaya yang telah kita lakukan pada tiga langkah sebelumnya. Di mana pada tahap ini daftar tugas kita sudah penuh dengan catatan yang detail terkait proses pengerjaannya. Kita bisa langsung menindaklanjuti setiap poin pada daftar tugas kita. Daftar tugas ini juga akan menjawab kebingungan kita sebelumnya tentang tugas mana yang perlu atau bisa kita selesaikan lebih dulu. Di tahap inilah waktunya kita untuk mulai melakukan pekerjaan-pekerjaan kita. Setiap satu pekerjaan selesai, kita bisa langsung melihat tugas berikutnya yang perlu kita selesaikan. Pada momen tertentu, kita bisa menyesuaikan ulang urutan pekerjaan yang perlu kita selesaikan berdasarkan sistuasi dan kondisi kita pribadi.

5. Review.

Secara berkala, kita perlu menyisihkan waktu untuk meninjau kembali daftar tugas yang telah kita susun. Kita perlu memeriksan daftar tersebut dan mengevaluasinya apakah sudah dapat kita kerjakan secara lancar atau belum. Pemeriksaan ini bisa membantu kita dalam beradaptasi dengan beragam perubahan situasi dan kondisi yang sedang kita alami. Kita juga bisa meningkatkan fokus kerja dan mengidentifikasi kekurangan-kekurangan yang bisa kita perbaiki ke depannya. Proses peninjauan ini membuat kita tidak hanya mengerjakan tugas, tetapi juga memastikan bahwa kita telah mengerjakannya dengan benar. Luangkan sebagian waktu kesibukan kita untuk melakukan peninjauan ini dan lakukanlah secara rutin.

Kesimpulan

Sistem kerja GTD benar-benar bisa memengaruhi produktivitas kita dalam bekerja. Tentunya hal ini akan terjadi jika kita melakukannya dengan benar. Kita tidak bisa mengimplementasikan GTD dengan tepat dalam waktu singkat, terdapat proses dan upaya percobaan yang konsisten agar kita berhasil menerapkan metode GTD. Semoga kita semua dapat segera menerapkan sistem kerja ini dalam kehidupan kita sehari-hari. Menjadi manusia yang lebih produktif tentunya akan sangat bermanfaat bagi diri kita sendiri maupun orang lain di sekitar kita. Untuk informasi lainnya terkait produktivitas kerja, Sobat Qneksi semua bisa langsung mengunjungi Qneksi.com