Apa itu Employee Referral Program (ERP) dan Apa Kelebihannya

Memperoleh kandidat terbaik sesuai kebutuhan lowongan dengan cara yang mudah dan cepat adalah keinginan semua perusahaan. Ada banyak cara untuk melakukan proses pencarian kandidat seperti membuat posting pekerjaan di Internet melalui situs web perusahaan dan Employee Referral, hingga menghadiri pameran industri dan ketenagakerjaan.

Sebagai perekrut, kita tentu tahu bahwa ada berbagai metode perekrutan. Salah satu cara yang bisa dicoba adalah dengan Employee Referral Program (ERP). Metode ini sering diadopsi oleh banyak organisasi karena benefit nya jauh lebih baik dari metode perekrutan tradisional. Namun untuk dapat menjalankan program ini tidak semudah yang kita bayangkan. Ada langkah-langkah yang harus diperhatikan dalam eksekusinya agar metode ini dapat memberikan benefit yang konsisten. Mari kita pelajari lebih lanjut dalam ulasan ini.

Apa itu Employee Referral Program (ERP)?

Employee referral program adalah adalah program terstruktur yang dijalankan perusahaan untuk mencari kandidat melalui referensi kenalan karyawan internal.

Meskipun sekilas terdengar program ini tidak begitu populer, pada faktanya, ERP bukanlah sesuatu yang baru. Julius Caesar pada tahun 55 Sebelum Masehi, menjanjikan hadiah 300 sestertii kepada setiap prajurit yang membawa kenalannya bergabung dengan tentara Romawi. Menurut ERE, ini adalah contoh ERP pertama kali yang pernah ada di bumi. ERP sebenarnya juga telah banyak diterapkan di banyak perusahaan besar seperti Facebook, Deloitte dan Ernst & Young dikarenakan benefit dalam mendapatkan kandidat terbaik lebih cepat dan mudah.

Sebuah Riset yang dirangkum HBR menunjukkan bahwa ERP menghasilkan kualitas yang jauh lebih baik di saat kandidat dan perujuk adalah orang yang saling kenal secara profesional dengan baik. Sebaliknya, ERP memberikan hasil yang tidak jauh berbeda dari metode perekrutan tradisional apabila kandidat dan perujuk hanya saling kenal secara online.

Kelebihan Employee Referral Program (ERP)

Mengutip dari ERE, ada banyak sekali benefit yang didapat melalui ERP terhadap proses rekrutmen perusahaan diantaranya adalah:

1. Proses Rekrutmen Employee Referral lebih Cepat

ERP dapat mengefisienkan proses perekrutan perusahaan. kandidat dari ERP dipekerjakan 55% lebih cepat daripada kandidat yang berasal dari situs karir atau portal lowongan. ERE mengatakan bahwa referral adalah sumber perekrutan karyawan tercepat nomor 1 dengan rata-rata 29 hari time to fill. Sementara portal lowongan 39 hari, dan situs karir 45 hari.

2. Mengurangi Cost to Hire

Ketika proses rekrutmen dapat diselesaikan lebih cepat, biaya yang dikeluarkan oleh perusahaan menjadi relatif lebih rendah. Dengan demikian, biaya dapat dialokasikan untuk keperluan rekrutmen lainnya. Berdasarkan data dari Clutch, lebih dari setengah (55%) perusahaan yang menjalankan ERP mengatakan ERP menurunkan biaya perekrutan.

3. Meningkatkan Kualitas Perekrutan

ERP memberikan benefit untuk perusahaan mendapat kandidat dengan kualitas terbaik dengan cara yang lebih mudah dibandingkan dengan metode rekrutmen tradisional. ERE bahkan mengatakan bahwa referral adalah sumber nomor 1 dalam memberikan kandidat berkualitas. Hal ini dikarenakan perujuk sangat mengetahui kondisi perusahaan, dan juga mengetahui siapa orang yang cocok untuk dirujuk.

4. Mengurangi Turnover & Meningkatkan Retensi Karyawan

Retensi karyawan sangat berkaitan erat dengan kualitas perekrutan. Semakin baik kualitas rekrutmen, semakin baik pula retensinya. ERE mengatakan bahwa ERP adalah sumber nomor 1 dalam urusan retensi karyawan. Berdasarkan statistiknya, ERP dapat memberikan tingkat retensi hingga 45% untuk karyawan setelah 2 tahun bekerja dibandingkan tingkat retensi karyawan dari portal lowongan yaitu hanya 20%. Hal ini dikarenakan kecocokan telah tumbuh sejak awal perekrutan oleh kandidat, perekrut dan perujuk. Dengan begitu, sangat mungkin jika mereka akan tinggal dan bekerja lebih lama untuk perusahaan Anda.

Bagaimana Menerapkan Employee Referral Program (ERP)

Meskipun ERP ini memiliki potensi cukup tinggi untuk mendapatkan kandidat terbaik lebih cepta dan mudah, namun sebagaimana sebuah program pada umumnya, apabila minim perencanaan dan strategi, maka hasil yang didapat bisa jauh dari ekspektasi. Untuk itu, berikut adalah hal-hal yang harus diperhatikan dalam mengeksekusi ERP:

1. Pahami Tujuan Anda

Tujuan utama Anda dalam mengimplementasikan program ini adalah agar perusahaan dapat menemukan kandidat terbaik lebih cepat dan mudah. Namun, pikirkan tentang apa arti memberikan referral bagi karyawan Anda saat ini dan di masa depan. Lebih baik lagi apabila Anda bisa membuat ERP bagian dari budaya perusahaan Anda.

Sebagian besar perusahaan menggunakan ERP karena telah terbukti benefit yang dihasilkan untuk perusahaan. Jika ini adalah tujuan utama Anda, pastikan untuk mengkomunikasikan bagian terpenting ini kepada karyawan. Pastikan mereka mengerti apa dampak positif bagi karyawan dan juga perusahaan akan ERP ini.

Perlu kita ingat, kebanyakan perusahaan bermula dari sedikit orang yang saling kenal. ERP menjaga mentalitas tersebut sebesar apapun perusahaan bertumbuh.

2. Menyampaikan Deskripsi Pekerjaan yang Jelas

Meskipun karyawan Anda mungkin sudah mengetahui persyaratan lowongan, penting bagi Anda untuk memastikan bahwa mereka juga memahaminya. Sama seperti ketika Anda menyampaikan deskripsi pekerjaan yang jelas untuk kandidat baru, Anda juga harus membaginya dengan karyawan Anda. Semakin baik mereka mengetahui persyaratan, semakin besar peluang mereka untuk menemukan kandidat yang tepat.

3. Tetapkan Pedoman dan Rewarding yang Jelas

Salah satu kunci keberhasilan sebuah ERP adalah reward. Reward tidak mungkin tidak dibutuhkan di dalam ERP apabila Anda ingin tingkat partisipasi karyawan dalam ERP selalu konsisten. Pastikan karyawan memahami pedoman dan pemberian reward, termasuk siapa yang memenuhi syarat untuk berpartisipasi dan menerima reward.

Mengutip dari hasil penelitian HCI, dari perusahaan yang disurvei:

• 78% memberikan nilai reward yang sama untuk semua tingkat posisi.
• 60% memungkinkan semua karyawan perusahaan untuk berpartisipasi dalam ERP.
• 58% memilih kandidat yang dirujuk oleh karyawan yang saat ini masih bekerja di perusahaan.
• 55% menerima rujukan eksternal, seperti dari pelanggan atau klien.

4. Berikan Feedback dan Bangun Komunikasi dengan Perujuk

Perusahaan yang menjalankan ERP biasanya lupa akan hal ini. Meski demikian, feedback yang diberikan oleh perusahaan kepada karyawan perujuk dalam ERP sangatlah berarti demi kesuksesan program.

Studi yang dilakukan oleh Linkedin menemukan bahwa 8 dari 10 perujuk mengharapkan tanggapan jika kandidat mereka telah diterima. Jika Anda melewatkan langkah ini, dampak negatif akan terlihat pada tingkat partisipasi ERP di kemudian hari. Tingkat partisipasi yang rendah berdampak negatif akan tingkat kesuksesan program yang rendah.

Seperti halnya strategi rekrutmen lainnya, ERP akan menjadi efektif apabila dilaksanakan dengan perencanaan dan pelaksanaan yang cermat.

5. Gunakan Teknologi

Teknologi dapat membantu ERP menjadi jauh lebih efisien dengan merampingkan dan mengotomasi proses, komunikasi, dan proses rewarding. Teknologi juga dapat membantu membuat ERP menjadi lebih terstruktur untuk manajemen, tim rekrutmen, karyawan, dan orang yang dirujuk. Hal ini dapat mengurangi miskomunikasi, dan secara signifikan pada akhirnya akan membuat ERP menjadi efisien.

Kebanyakan perusahaan saat ini melakukan ERP secara manual, seperti rujukan disampaikan melalui email sederhana, tracking dan record-keeping dilakukan melalui sebuah spreadsheet oleh tim rekrutmen. Namun, seiring dengan bertumbuhnya perusahaan, hal tersebut menjadi sulit diatur, dan menjadi semakin sulit dalam memberikan perkembangan status secara regular kepada para perujuk mengenai status dari rujukan mereka.

Kurangnya transparansi dalam ERP dapat berdampak menurunkan motivasi perujuk. Turunnya motivasi berdampak pada tingkat partisipasi yang rendah. Maka dari itu, penting untuk perusahaan dapat mengotomasi proses untuk memastikan komunikasi dan transparansi tetap terjaga dengan baik untuk perujuk dan juga yang dirujuk.

Kesimpulan

Dapat disimpulkan bahwa ERP adalah program terstruktur yang dijalankan perusahaan untuk mendapatkan karyawan terbaik lebih cepat dan mudah bersumber dari referensi kenalan karyawan.

Program ini terbukti menjadi sumber rekrutmen terbaik dikarenakan banyak benefit yang didapat mulai dari waktu perekrutan yang lebih cepat, biaya perekrutan yang lebih rendah dan retensi karyawan yang lebih baik.

Transparansi dan Komunikasi adalah kunci utama kesuksesan ERP, pastikan hal tersebut tereksekusi dengan baik dibantu teknologi agar menjadi efisien dan memberikan benefit yang konsisten untuk perusahaan Anda.

Setelah melihat penjelasan serta kelebihan dari program rekrutmen referral, maka dari itu Qneksi membuka pre-registrasi ini, untuk menjadi referral dan employer

Kunjungi https://employers.qneksi.com/ untuk info lebih lanjut.